海淀区地下空间备案和消防开业检备案是地下空间使用的必要程序。对于备案，需要提交以下材料：

北京市普通地下室登记备案表；

使用人对使用用途、范围和期限的说明；

普通地下室建筑平面布置图；

产权登记证明或者所有权人共同决定使用普通地下室的证明；

规划文件，包括规划用途的证明文件（建设工程规划许可证及附件、附图）或者规划部门对使用用途确认的文件；

具有相应资质的检测机构出具的通风系统和空调系统卫生检测合格证明；

依法须经消防安全检查方可投入使用、营业的，提交消防机构出具的消防安全检查合格证明；

租赁使用的，提供租赁合同及租赁双方当事人明；

进行结构改造的，提交房屋安全鉴定机构出具的房屋结构安全鉴定报告；

未进行结构改造的，签订《关于不改变房屋结构的承诺书》；

普通地下室所有权人承诺书；

普通地下室使用人承诺书；

依法应当提交的其他文件。

对于消防开业检备案，需要提交以下材料：

消防开业检查申请表；

酒店营业执照或组织机构代码证等证明文件；

酒店产权证明文件（如不动产权证书、房屋租赁合同等）；

酒店地理位置图和建筑平面图；

酒店消防设施清单及维护保养报告；

酒店安全管理制度和应急预案等材料。

在办理过程中，需要注意以下事项：

备案材料必须齐全、完整，否则将影响备案时间。

备案时间为10个工作日，逾期将被视为备案未通过。

消防审批文件要提前申报，未经审批不得进行施工。

消防审批时间为30个工作日，逾期将被视为审批未通过。

对于不具备相关备案/审批工作能力的业主，可以委托公司代办处理，让业主轻松拿捏相关流程。代办服务的公司一般提供全流程的代办服务，包括备案/审批申报、材料整理等，并确保价格合理、服务优质高效。